A bejáratnál. A regisztrációs pultnál. A ruhatárban. Vagy akkor, amikor segítségre van szükségük. Ezekben a pillanatokban a rendezvényszemélyzet képviseli a szervezőt és vele együtt a márkát is. Éppen ezért a felkészületlen csapat nem csupán kellemetlenséget okozhat, hanem valódi üzleti kockázatot jelenthet.
Az első benyomást nem lehet újrakezdeni
A vendégélmény jóval a program kezdete előtt kialakul. Ha az érkezéskor egy rosszul kezelt szituáció, bizonytalan tájékoztatás vagy szervezetlen regisztráció fogadja a résztvevőket, az már az esemény első perceiben meghatározhatja a hangulatukat.
Egy felkészült hostess vagy host ezzel szemben pontosan tudja:
- hová kell irányítania a vendégeket,
- hogyan működik a regisztráció,
- hol találhatók a program fontosabb helyszínei,
- kihez fordulhat egyedi kérdés vagy probléma esetén,
- milyen stílusban és hangnemben kell kommunikálnia.
A magabiztos segítségnyújtás biztonságérzetet teremt. A bizonytalanság viszont gyorsan átragad a vendégekre is.
A helyszíni fennakadásoknak üzleti következménye lehet
A vendégek rendszerint nem tesznek különbséget az eseményt szervező csapat, a beszállítók és a helyszíni személyzet között: számukra minden tapasztalat ugyanahhoz a márkához kapcsolódik.
Egy rosszul kezelt helyzet, egy pontatlan információ vagy egy figyelmen kívül hagyott vendég önmagában apróságnak tűnhet. Több hasonló helyzet azonban már az egész rendezvény megítélését ronthatja. Ilyenkor nemcsak a program gördülékenysége, hanem a szervező vállalat professzionalizmusa is láthatóvá válik.
A váratlan helyzetek mutatják meg a valódi felkészültséget
Egy rendezvényen szinte mindig történik valami, ami nem pontosan a forgatókönyv szerint alakul. Nem szerepel egy vendég neve a listán, megváltozik egy előadás helyszíne, késik a program, elfogy egy információs anyag, vagy egy külföldi résztvevő kér segítséget.
A professzionális hostess csapat ilyenkor nem esik pánikba. Ismeri a kommunikációs útvonalakat, tudja, kit kell értesítenie, és addig is megnyugtatóan, udvariasan kezeli a helyzetet. A proaktivitás nem azt jelenti, hogy valaki önállóan felülírja a szervezői döntéseket. Azt jelenti, hogy felismeri a problémát, időben jelez, és a saját hatáskörén belül segíti a megoldást.
A felkészületlen csapat a szervezőket is túlterheli
A rendezvényszemélyzet egyik legfontosabb feladata, hogy tehermentesítse a szervezőket. Ha azonban a csapat nem kapott megfelelő eligazítást, nem ismeri a helyszínt vagy nincs tisztában a feladataival, minden kérdéssel a projektvezetőhöz fordul.
Így a szervezőknek éppen akkor kell mikroszinten irányítaniuk, amikor a teljes eseményt kellene átlátniuk. Egy jól felépített rendszerben ezzel szemben mindenki tudja:
- mi a saját feladata,
- milyen információkat adhat át,
- mely helyzeteket oldhatja meg önállóan,
- mikor és kinek kell jeleznie,
- ki felel a csapat helyszíni koordinációjáért.
Ez nemcsak gyorsabb működést eredményez, hanem jelentősen csökkenti a hibák és félreértések esélyét is.
A megfelelő létszám önmagában nem elég
Ugyanilyen fontos a releváns tapasztalat, a kommunikációs készség, a nyelvtudás, a megjelenés, a terhelhetőség és az adott eseménytípus ismerete.
Más kompetenciákra van szükség egy többnapos konferencián, egy nemzetközi sporteseményen, egy protokolláris rendezvényen vagy egy országos promóció során. A csapat összeállításának ezért mindig az esemény céljához, közönségéhez és feladataihoz kell igazodnia.
A rendezvényszemélyzet a márka része
A hostessek és hostok nem egyszerűen jelen vannak az eseményen. Fogadják, tájékoztatják és segítik a vendégeket, miközben viselkedésükkel, kommunikációjukkal és megjelenésükkel a megbízó márkáját képviselik.
A felkészületlen személyzet ezért reputációs, szervezési és végső soron üzleti kockázatot is jelenthet. Egy professzionálisan kiválasztott, betanított és koordinált csapat viszont hozzájárul ahhoz, hogy a vendégeknek ne a háttérben megoldott problémák, hanem maga az élmény maradjon emlékezetes.
Az Apple PS Hostess Ügynökségnél 2005 óta dolgozunk azon, hogy ügyfeleink rendezvényeit felkészült, proaktív és az adott feladathoz illeszkedő hostess- és hostcsapatok támogassák. Mert a professzionális vendégélmény az első találkozásnál kezdődik.
