Ezért nálunk egy nagyobb létszámú rendezvény előtt pontosan tisztázni kell:
- ki melyik pozícióban és területen dolgozik,
- milyen információkat kell tudnia a programról, helyszínről és beléptetésről,
- mit mondunk például késés, teremváltozás vagy beléptetési probléma esetén,
- melyik helyzetet oldhatja meg önállóan a hostess, és mikor kell supervisort vagy a szervezőt bevonni,
- hogyan történik a váltás és az információátadás, ha valaki szünetre megy vagy másik pozícióba kerül.
Ez önmagában azonban még nem elég. Ugyanilyen fontos az egységes megjelenés is: a formaruha nemcsak esztétikai kérdés, hanem segít abban, hogy a vendég egy több száz vagy több ezer fős rendezvényen azonnal felismerje, kitől kérhet segítséget.
A vendégnek azt kell tapasztalnia, hogy bárkihez fordul, gyorsan és pontos segítséget kap.
A gyakorlatban mindez akkor válik igazán láthatóvá, amikor több tucat hostess és host dolgozik egyszerre, különböző pozíciókban, mégis egyetlen egységes csapatként. Az elmúlt időszakból néhány példa:
- FTC–Real Madrid mérkőzés, Groupama Aréna – 136 fős csapat
- Semmelweis évzáró, MVM Dome – 50 fős csapat
- Pitbull-koncert, Puskás Aréna – 40 fős csapat
Mert a nagy létszám önmagában még nem jelent jól működő csapatot. A különbséget a koordináció adja.
